Vier Stockwerke, etwa 5.500 Quadratmeter Ladenfläche und ein mehr als 15.000 Quadratmeter großes Lager: Von der imposanten Unternehmenszentrale in Köln steuert MUSIC STORE den weltweiten Vertrieb von Musikinstrumenten und Musikerbedarf – sowohl über den Webshop und das hauseigene Call Center als auch vor Ort im Geschäft. Doch schiere Größe ist nicht alles, was bei Europas führendem Musikfachhandel beeindruckt.
„Als Erstes ist mir die erstaunlich niedrige Fluktuationsrate aufgefallen“, erzählt Coskun Mehenk, der seit Dezember 2015 das Finanz- und Rechnungswesen des Unternehmens leitet. „Betriebszugehörigkeiten von 15 bis 20 Jahren sind hier nichts Ungewöhnliches.“ Die hohe Mitarbeiterzufriedenheit erklärt Mehenk vor allem damit, dass die Angestellten ihre Leidenschaft mit dem Beruf verbinden können. Denn bei MUSIC STORE arbeiten viele Musiker und Musikbegeisterte. Hinzu kommen eine von Verantwortung und Vertrauen geprägte Unternehmenskultur sowie eine Vergütungsstruktur, die Leistung mit variablen Gehaltsanteilen honoriert: „So ist jeder Mitarbeiter für seinen monetären Erfolg mitverantwortlich.“
Geteilte Verantwortung bei der Lohnabrechnung
Eine der ersten Aufgaben, denen sich Coskun Mehenk nach seinem Start bei MUSIC STORE widmete, war die Neuorganisation der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Diese wurde bereits seit Jahrzehnten von einer freiberuflichen Buchhalterin gestemmt.
„Mir war es wichtig, den Prozess komplett ins Haus zu holen und die Verantwortung auf mehrere Schultern zu verteilen“, erzählt Mehenk. „Deshalb hosten wir die Agenda-Software seit Oktober 2016 auf unserem eigenen Server und bilden zwei weitere Mitarbeiterinnen im Bereich der Lohnbuchhaltung aus.“ Der Grund dafür ist die erhöhte Ausfallsicherheit bei der Personalabrechnung für die aktuell 380 Mitarbeiter.
„Bei der Lohnsoftware haben wir uns für Agenda entschieden, weil die Systemintegration denkbar einfach war“, so Coskun Mehenk. „Außerdem waren wir mit dem Leistungsspektrum vollumfänglich zufrieden.“ Die intuitive Bedienbarkeit und der hohe Servicelevel beim Support überzeugten Mehenk ebenfalls: „Das erleichtert meinen Mitarbeiterinnen die Einarbeitung erheblich.“
Immer up to date
Zudem ist es für Coskun Mehenk wichtig, dass die Lohn-Software immer auf dem neuesten Stand ist. Änderungen bei der Gesetzeslage oder bei Datentransferverfahren wie ELStAM und ELSTER müssen umgehend in das Programm integriert werden. Gleichzeitig sollen die Updates die tägliche Arbeit nicht beeinträchtigen. Denn es stört enorm, wenn die Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung ihre Tätigkeit aufgrund notwendiger Installationen häufig unterbrechen müssen.
Die Aktualität der Software bei gleichzeitigem Anwendungskomfort schätzt Mehenk an Agenda: „Das Programm prüft bei jedem Start, ob Neuerungen vorliegen. Falls ja, laufen diese automatisch binnen weniger Sekunden durch.“ Die Installationen erfolgen ohne großen Aufwand, was die Arbeit in der Lohnbuchführung spürbar erleichtert: „Bei der Lohn-Software, die ich von meinem vorherigen Arbeitgeber kenne, musste sich immer ein Techniker mit den Updates befassen. Und dann hat das auch nicht jedes Mal geklappt. Dass das auch anders geht, sehe ich mit Agenda.“
Technologisch am Puls der Zeit
Aktualität bedeutet für Coskun Mehenk außerdem, dass eine Software die Vorteile neuer Technologien nutzt. Als Anwender möchte er nämlich die Möglichkeiten der digitalen Welt voll ausschöpfen. Deshalb wollte Mehenk die Cloud-Anwendung Lohn- und Gehaltsdokumente Online möglichst zeitnah einsetzen. Mit dieser Lösung sendet MUSIC STORE die Personalabrechnungen jetzt elektronisch an einen Großteil der Belegschaft. „Das war ein ganz wichtiges Auswahlkriterium für mich“, so Mehenk. „Denn das zeigt, dass Agenda am Puls der Zeit ist und mit der Digitalisierung Schritt hält.“
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